Privacy

PRIVACYVERKLARING ABWA

Welke persoonsgegevens van leden houdt ABWA bij?

-          Naam

-          Adres

-          Geboortedatum

-          E-mailadres

-          Telefoonnummer

-          Bankrekeningnummer

Er worden geen bijzondere persoonsgegevens bewaard.

Waarom houdt ABWA dit bij?

Naam en adres worden bijgehouden vanwege schriftelijke communicatie zoals de uitnodiging voor de jaarvergadering. De geboortedatum wordt bijgehouden vanwege het organiseren van activiteiten die leeftijdgebonden zijn. Het e-mailadres wordt bijgehouden vanwege het versturen van de digitale nieuwsbrief en de digitale uitnodiging voor de jaarvergadering. Het e-mailadres zal niet gebruikt worden voor commerciële doeleinden. Het telefoonnummer wordt bijgehouden omdat er overwogen wordt een ABWA leden-app op te zetten om op die manier snel in contact te kunnen treden met de leden. Het bankrekeningnummer wordt bijgehouden vanwege de incasso van de lidmaatschapskosten.

Hoe houdt ABWA dit bij?

Er is een online boekhoudsysteem met daaraan gekoppeld een ledenadministratie waarin de genoemde persoonsgegevens worden opgeslagen. Dit is beveiligd met een wachtwoord. Het bestand is enkel inzichtelijk voor de secretaris en penningmeester van ABWA.

Omgang met persoonsgegevens

De secretaris van ABWA is verantwoordelijk voor het bijhouden van de persoonsgegevens in de  ledenadministratie en heeft daarom ook toegang tot de gegevens. Omdat de ledenadministratie onderdeel is van het online boekhoudsysteem heeft de penningmeester ook toegang tot de ledenadministratie.

Persoonsgegevens van oud-leden worden uiterlijk twee jaar na het lidmaatschap uit de ledenadministratie verwijderd. Tenzij een oud-lid al eerder heeft aangegeven dat zijn persoonsgegevens verwijderd dienen te worden uit de actieve ledenadministratie. De persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij daar uitdrukkelijk toestemming voor is gegeven door desbetreffende persoon. Er zijn geen externe gebruikers van het ledenbestand.

Leden mogen hun eigen persoonsgegevens inzien (inzagerecht). Zij kunnen dit verzoek indienen via het algemene e-mailadres van ABWA. De secretaris pakt dit verzoek zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand na het indienen van het verzoek op.

Indien leden hun eigen persoonsgegevens willen wijzigen (correctierecht) dan kunnen zij dit verzoek indienen via het algemene e-mailadres van ABWA. De secretaris pakt dit verzoek zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand na het indienen van het verzoek op.

Leden kunnen bezwaar indienen tegen de verwerking van hun eigen persoonsgegevens (recht op bezwaar). Dit kunnen zij doen door dit aan te geven via het algemene e-mailadres van ABWA. De secretaris pakt dit verzoek zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand na het indienen van het verzoek op.

Datalek

Datalekken worden binnen 72 uur na ontdekking gemeld. Het betreft een datalek als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Het datalek moet eerst bij de voorzitter van ABWA gemeld worden en die meldt het bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ook de betrokkenen worden door de voorzitter binnen deze tijd ingelicht.

De melder inventariseert wat er gelekt is en wat de gevolgen zijn voor de persoon van wie de gegevens gelekt zijn. De melding moet in ieder geval bestaan uit:

-          de aard van de inbreuk;

-          de instanties of persoon waar meer informatie over de inbreuk kan worden verkregen;

-          de aanbevolen maatregelen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken;

-          een beschrijving van de geconstateerde en de vermoedelijke gevolgen van de inbreuk voor de verwerking van persoonsgegevens;

-          de maatregelen die de organisatie heeft genomen of voorstelt te nemen om deze gevolgen te verhelpen.

Comments